Preguntas frecuentes - Programas en favor das comunidades galegas no exterior 2013

A) Modelo único de solicitud en cada convocatoria. Este año, para los dos programas incluidos en cada una de las dos convocatorias, el modelo para que una entidad presente sus solicitudes es único (Anexo I). Cada entidad solicitante deberá cubrir en los apartados "Finalidad e importe" y "Coste de las acciones" lo que corresponda al programa que, en cada caso, quiera solicitar.

B) Llegado por el momento de presentar las reformulaciones de sus solicitudes, el modelo para que una entidad presente sus solicitudes reformuladas también es único (Anexo III).

C) Pero los otros anexos, Anexo II, Anexo IV y Anexo V (referidos respectivamente a las declaraciones en la fase de solicitud, la relación de facturas y a las declaraciones en la fase de justificación), deben ser cubiertos por las entidades solicitantes individualmente para cada programa solicitado (un anexo para cada uno de los programas), indicando en el recuadro correspondiente a qué programa corresponde en cada caso.

I.- Resolución de programas de actuación en favor de las comunidades gallegas:

  • Programa 1. Ayudas para la financiación de los gastos de funcionamiento de las entidades gallegas en el exterior.
  • Programa 2. Ayudas a las entidades gallegas en el exterior para proyectos culturales, promovidos por la juventud y acciones informativas

(este programa engloba los cuatro programas del año anterior referidos a las finalidades que se indican en el título)

(Respecto al año anterior se suprime en el programa 2, como finalidad subvencionable, las acciones socioasistenciales que realicen las entidades gallegas en el exterior)

II.- Resolución de programas de apoyo infraestructural en favor de las comunidades gallegas:

  • Programa A. Ayudas a entidades gallegas en el exterior para la reforma, rehabilitación y conservación de sus instalaciones
  • Programa B. Ayudas a entidades gallegas en el exterior para la mejora de dotaciones y equipamientos.

(Las inversiones que realicen las entidades en sus bibliotecas podrán ser incluidas en el programa A ó B, según corresponda por su finalidad).

De acuerdo con lo establecido en las dos resoluciones de convocatoria, el importe de la subvención concedida a una entidad gallega determinada, en cualquiera de los programas de subvenciones, en ningún caso podrá ser superior a 30.000 €. En consecuencia, según la normativa vigente, el régimen de justificación aplicable en todos los programas es el de justificación simplificada, y, en base en ese régimen, se indica a continuación la documentación que deberán presentar las entidades en cada programa, tanto en la fase de solicitud como en la fase de justificación:

I.- ¿CUÁL ES LA DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR POR UNA ENTIDAD EN EL MOMENTO DE REALIZAR UNA SOLICITUD EN UN PROGRAMA CONCRETO?

1º) Documentación necesaria en cada uno de los programas: 1, 2, A, B (en el momento de presentar las solicitudes)

a) Solicitud, según el modelo normalizado que figura como anexo I a las resoluciones de convocatoria.
b) Memoria descriptiva de las acciones que la entidad solicitante prevea realizar desde enero hasta octubre del año 2013.
c) Presupuesto/s detallado/s que recoja/n el coste previsto de realización de cada acción y de todas en conjunto para las cuales solicita la subvención, desde enero hasta octubre del año 2013.Estos presupuestos deberán venir:
- firmados por las/los representantes legales de la entidad (en los programas 1 y 2).
- realizados por empresas (en los programas A y B).
d) Fotocopia del NIF de la entidad o equivalente según el país (CUIT, RIF, Cadastro ...), siempre que no fuera presentado con anterioridad.
e) Declaración del conjunto de las subvenciones solicitadas y/o concedidas para la misma finalidad para la cual se solicita la subvención, de las distintas administraciones públicas o de organismos privados o, si es el caso, una declaración de que no solicitó ni percibió otras ayudas o subvenciones, según el modelo normalizado que figura como anexo II de esta resolución.
f) Declaración expresa de que no esté incursos en las circunstancias previstas en el artículo 10 de la Ley 9/2007, del 13 de junio, de subvenciones de Galicia (modelo anexo II).
g) Aquellas entidades que sean el resultado de un proceso de unión, siempre que este hubiese finalizado a partir del 1 de enero de 2011, deberán acompañar copia compulsada de la documentación que acredite este extremo.

2º) Documentación específica, necesaria solamente en el programa que se indica (además de la indicada en el punto 1 anterior)

Programa 1
a) Copia cotejada del contrato oficial de alquiler del local que sirva de sed habitual y permanente de la entidad solicitante, de que él uno no se encuentre debidamente actualizado el ejemplar que ya conste en la Secretaría Xeral da Emigración.
b) Copia del justificante de pago de la mensualidad del alquiler del local, referida al mes anterior a la presentación de la solicitud de subvención.
c) Copia de los justificantes de pago y de las facturas correspondientes a los gastos derivados del proceso de unión.

Programa A
a) En el caso de restauraciones, informe firmado por un/a técnico/a competente.
b) Los beneficiarios que no tengan su residencia fiscal en territorio español deberán presentar: b1) certificado de residencia fiscal emitido por las autoridades competentes de su país de residencia, y, b2) una declaración en la que conste que la entidad solicitante se encuentra al día en sus obligaciones tributarias estatales y autonómicas y de Seguridad Social, y que no tiene deudas pendientes con la Comunidad Autónoma de Galicia (esta declaración se incluye en el anexo I).
c) En el caso de no ser propietarios, copia del contrato oficial vigente de alquiler del local que sirva de sed habitual y permanente de la entidad solicitante, o de cesión del, incluso a no ser que ya conste copia de lo mismo en la Secretaría Xeral da Emigración, y se haga constar así expresamente.

Programa B
a) Cuando el importe del gasto subvencionable, incluyendo la totalidad de las inversiones previstas, supere la cuantía de 18.000 euros deberán acercarse tres presupuestos de diferentes proveedores, referidos a cada uno de los equipamientos que si vano adquirir.
b) Los beneficiarios que no tengan su residencia fiscal en territorio español deberán presentar: b1) certificado de residencia fiscal emitido por las autoridades competentes de su país de residencia, y, b2) una declaración en la que conste que la entidad solicitante se encuentra al día en sus obligaciones tributarias estatales y autonómicas y de Seguridad Social, y que no tiene deudas pendientes con la Comunidad Autónoma de Galicia (esta declaración se incluye en el anexo I).

II.- ¿CUÁL ES LA DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR POR UNA ENTIDAD EN EL MOMENTO DE REALIZAR LA JUSTIFICACIÓN DE TENER REALIZADAS A LAS ACCIONES SUBVENCIONADAS, EN UN PROGRAMA CONCRETO?

a) Una memoria de actuación justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, con indicación de las acciones realizadas y de los resultados obtenidos, indicando el coste de cada acción.
b) Relación clasificada de los gastos e inversiones de las acciones realizadas, con identificación del nombre completo del acreedor, del nº del documento, su concepto, su importe, la fecha de emisión y la fecha de pago (puede utilizarse el modelo que figura como Anexo IV).
c) Un detalle de otros ingresos o subvenciones que financiaran la acción subvencionada, según el modelo normalizado que figura como Anexo V.
d) Declaración del conjunto de todas las subvenciones solicitadas y/o concedidas, para el mismo proyecto para el el cual se solicita la subvención, de las distintas administraciones públicas o de organismos privados o, de ser el caso, una declaración de que no tiene solicitadas ni percibió otras ayudas o subvenciones (puede usarse el modelo qué figura como Anexo V a esta resolución).
e) Las entidades beneficiarias con sede social en España deberán acreditar que se encuentran al día en sus obligaciones tributarias estatales y autonómicas, y de Seguridad Social, así como que no tienen deudas pendientes con la Comunidad Autónoma de Galicia.
Por otra parte, las entidades beneficiarias con sed social fuera de España deberán remitir una declaración responsable del cumplimiento de esas obligaciones (y para eslabón pueden usar el modelo que figura como Anexo V en las resoluciones).
f) En su caso, carta de pago de reintegro en el supuesto de remanentes no aplicados, así como de intereses derivados de estos.

III. MUESTRARIO (comprobación "la posteriori" por la Secretaría Xeral da Emigración de los justificantes)

La Secretaría Xeral da Emigración a través de las técnicas de muestrario que se determinen por el secretario xeral da Emigración y de acuerdo con los requisitos que para estos efectos determine la Consejería de Hacienda, comprobará los justificantes que considere oportunos y que permitan obtener evidencia razonable sobre la adecuada aplicación de la subvención. Para este fin, a los beneficiarios que sean elegidos podrá requerírseles la remisión de los justificantes de gasto seleccionados.

Sí. Se primarán las solicitudes que presenten aquellas entidades gallegas de nueva creación que acrediten, de acuerdo con lo establecido en sus estatutos, que su constitución es el resultado de la unión de otras o con otras entidades gallegas, que en su día estuvieran inscritas en el registro de comunidades gallegas de la Secretaría Xeral da Emigración, siempre que esta unión haya finalizado a partir del 1 de enero de 2011.

También, entre las finalidades del Programa 1 se incluyen los gastos administrativos y legales derivados del proceso de unión.

Programa A

Sí. El importe máximo de las inversiones para las las cuales solicite subvención una entidad al amparo de este programa A, no podrá superar la cuantía de 30.000 € (en el caso de que el presupuesto del proyecto presentado superara ese importe, no se tendrá en cuenta el exceso, y deberá ser rectificado y reducido a esa cifra por la entidad solicitante).

Como consecuencia de esto:
- se suprime la obligación de presentar el proyecto y la licencia municipal para expedientes con un gasto superior a 80.000 €.
- se suprime la obligación de presentar 3 presupuestos realizados por empresas, cuando la inversión supere los 50.000 €.

Programa B

No obstante, en el programa B, cuando el importe del gasto subvencionable, incluyendo la totalidad de las inversiones previstas, supere la cuantía de 18.000 euros deberán aportarse tres presupuestos de diferentes proveedores, referidos a cada uno de los equipamientos que si vano adquirir.

No. Las acciones referidas a la prestación por las entidades de servicios socioasistenciales, que en el año anterior se podían incluir entre las finalidades subvencionables en el programa 2, se suprimen este año.

No. Debido a la nueva normativa sobre registros, este año no se podrá registrar ni las solicitudes ni la documentación que presenten por fax las entidades. Por lo tanto, la documentación presentada por fax no tendrá validez a los efectos de constancia de presentación ni de cumplimiento de los plazos.

A los únicos efectos de agilizar la gestión de los expedientes, es conveniente que, especialmente las entidades de fuera de Europa, adelanten por fax la documentación que estén remitiendo por correo postal certificado, para que se tenga constancia en la Secretaría Xeral da Emigración y se la pueda ir analizando mientras no lleguen los originales por correo postal. Pero este adelanto por fax no tendrá validez si no llegan los originales por correo postal y en el plazo establecido.

No, pero sí conservar en sus archivos tanto las facturas como los justificantes de pago de las mismas.

a) No remitir las facturas

Este año, cuando presienten la documentación justificativa en cualquier de los programas incluidos en estas convocatorias, las entidades NO deberán remitir las facturas que acrediten el gasto realizado ni los justificantes que acrediten el pago de las mismas, ya que están acogidas a la justificación simplificada. Ahora bien, cuando presenten la justificación las entidades deberán anotar los datos de cada una de las facturas en el Anexo IV: la fecha, la fecha de pago, su número, el nombre completo de la empresa emisora, el concepto y el importe total de dicha factura.

Para que puedan ser admitidas en la justificación que presente una entidad, las facturas que acrediten los gastos realizados deberán contener todos los datos y requisitos necesarios para su validez. Esas facturas válidas, así como los justificantes que acrediten la realización de los pagos de las mismas (notas de las transferencias bancarias y/o recibos válidos), deberán ser conservados por las entidades beneficiarias en sus archivos durante cuatro años, a la disposición de la Secretaría Xeral da Emigración y de los órganos de control.

b) Pagos de las facturas

Así pues, es imprescindible que las entidades conserven en sus archivos, además de las facturas, los originales de los documentos acreditativos del pago de cada factura. Los órganos que realicen las comprobaciones y los controles de los expedientes no sólo van a exigir que las actuaciones subvencionadas estén realizadas y debidamente justificadas con facturas correctas, sino que además estén pagadas y que se acredite este pago.

Este pago deberá acreditarse debidamente, mediante transferencia bancaria o "mediante extractos o certificaciones bancarias debidamente identificados, sellados y firmados por el beneficiario", de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de la Ley de subvenciones de Galicia. Con carácter excepcional, se aceptará la justificación del pago mediante recibo del proveedor para gastos por importes inferiores a 1.000 € (para su validez, estos recibos deberán contener por lo menos los siguientes datos: fecha, firma, nombre y apellidos del firmante, su NIF, el cargo que ocupa en la empresa o entidad a la que representa).

IMPORTANTE: Tanto las facturas como los justificantes de pago de las mismas deberán tener fecha del año 2013, y anterior al 31 de octubre de 2013.

Igual que en años anteriores, en estas dos convocatorias de subvenciones para el ejercicio 2013 dirigidas a las entidades gallegas en el exterior se incluye la posibilidad de que la Secretaría Xeral da  Emigración inste a las entidades para que reformulen sus solicitudes, a la vista de las propuestas de resolución provisionales. Aunque cuando llegue ese momento de la reformulación se les pasará información al respecto a todas las entidades, a continuación se les informa brevemente de la reformulación:

Para presentar la reformulación las entidades deberán cubrir en su totalidad el Anexo III, junto con una memoria explicativa.

a) De acuerdo con lo establecido en el art. 25 de la Ley 9/2007, del 13 de junio, de subvenciones de Galicia, cuando el importe de la subvención de cada proyecto en la propuesta de resolución provisional sea inferior a lo que figura en la solicitud presentada, la Secretaría General de la Emigración podrá instar a la entidad beneficiaria la reformulación de su solicitud para ajustar los compromisos y las condiciones a la subvención otorgable.

b) ¿En qué consiste la reformulación?. La reformulación significa que, en el caso de que la propuesta provisional de subvención de la Secretaría Xeral da Emigración no sea el importe solicitado en ese programa por la entidad, sino un importe inferior, la entidad podrá presentar una segunda solicitud (la reformulación), que modifique la primera presentada, reduciendo el coste de las acciones a realizar y por lo tanto el importe del gasto total. En esta reformulación deben especificarse los nuevos importes reducidos de las actuaciones concretas que se llevarían a cabo.

c) Documentación que debe constar en la reformulación.

-Modelo de solicitud del programa correspondiente, debidamente firmado y cubierto en sus dos hojas, que modifique la solicitud inicialmente presentada (Anexo III).
-Breve memoria y presupuesto, firmado por los representantes legales de la entidad, en la que se describan con claridad las acciones que se llevarán a cabo (las incluidas en la solicitud inicial), y el coste total y el de cada una de ellas.

d) ¿Cuál debe ser el contenido de la solicitud reformulada? La solicitud reformulada presentada por una entidad deberá obtener la conformidad del órgano de valoración. Y, para que eso ocurra, la reformulación presentada deberá respetar el objeto, las condiciones y la finalidad de la subvención y de la solicitud inicial. Es decir, esta segunda solicitud, aunque puede reducir los importes monetarios para adecuarse a la propuesta de subvención, deberá mantener las mismas condiciones de la solicitud inicial en cuanto a las finalidades a realizar (las finalidades deben ser las mismas que estén incluidas en la solicitud inicial) y en cuanto a las fuentes de financiación (deberán mantenerse íntegramente las previstas en la primera solicitud).

e) ¿Cómo se efectúa la comunicación a las entidades? La realización de la comunicación a las entidades para que reformulen sus solicitudes se efectuará por medio de publicación en el tablero de anuncios de la Secretaría Xeral da  Emigración y en la página web GaliciaAberta- http://emigracion.xunta.es. La eficacia de las citadas comunicaciones será a partir de dichas publicaciones, computándose desde entonces el plazo de diez días.

Asimismo, con esa misma fecha y en un solo intento, la Secretaría Xeral da Emigración remitirá la dirección de correo electrónico de las entidades, siempre que este conste en la solicitud, una comunicación dando cuenta de la realización de esta publicación y de los importes propuestos en cada uno de los programas en los que se presentara solicitud.

f) Plazo. Las entidades solicitante tendrán un plazo de diez días, que se computará desde la fecha de publicación de estas comunicaciones en dicha página web, para remitir a la Secretaría Xeral da Emigración la reformulación de sus solicitudes para lo suyo análisis. En el caso de aquellas entidades que no respondan en ese plazo, se entenderá que aceptan el importe de la subvención que aparezca en la propuesta de resolución provisional.

Sí. Las entidades deberán realizar las acciones que aparezcan en la solicitud presentada en su totalidad, tanto en las finalidades como en los importes. La segunda solicitud reformulada presentada por la entidad (siempre que merezca la conformidad de la Secretaría Xeral da Emigración) o la primera (si no se hubiera presentado la reformulación o esta fuera aceptada), deberá ser ejecutada íntegramente, al 100 %.

Si la entidad no ejecutara en su totalidad, tanto en las finalidades como en los importes, las acciones que consten bien en la solicitud reformulada (en el caso de que se presente esta) o bien en la primera solicitud (en el caso de que no se optara por la reformulación), el pago de la subvención sería proporcional, aminorándose en proporción a la cantidad justificada.

Por lo tanto, con independencia de la subvención que le pueda conceder la Secretaría Xeral da Emigración, es muy importante que las entidades no incluyan en sus solicitudes ni más acciones ni más gasto del que realmente vayan a realizar antes del 31 de octubre de 2012.

Toda la documentación de los expedientes -especialmente la documentación justificativa (facturas, justificantes de pago de las facturas, etc...)- deberá ser conservada por las entidades, y a disposición de los órganos de control de las subvenciones, durante un período mínimo de cuatro años (a no ser que ya fuera remitida a la Secretaría Xeral da Emigración).

Los plazos fijados en la convocatoria deberán cumplirse estrictamente.

  • El plazo para presentar las solicitudes será de un mes, contado a partir del día siguiente a la publicación de las convocatorias en el Diario Oficial de Galicia (DOG). Es decir, en la convocatoria de diversos programas de actuación (programas 1 y 2) el plazo vence el próximo 16 de mayo de 2013, y en la convocatoria de programas de apoyo infraestructural (programas A y B) el plazo vence también el próximo 27 de mayo.
  • Y para presentar la documentación justificativa de tener realizadas las actuaciones subvencionadas el plazo vencerá el 31 de octubre de 2013, excepto que la Secretaría Xeral da Emigración otorgue una ampliación de dicho plazo.
  • Asimismo, los plazos de los requerimientos efectuados a las entidades por la Secretaría Xeral da Emigración, tanto en la fase de solicitud como en la fase de justificación, deberán de cumplirse estrictamente.

Tanto en la fase de solicitud como en la fase de justificación, los requerimientos deben ser atendidos en su totalidad y en los plazos establecidos.

De acuerdo con lo establecido en las resoluciones de convocatoria, el plazo de 10 DÍAS establecido en los requerimientos se computará desde la publicación del requerimiento en el tablero de anuncios de la Secretaría Xeral da Emigración y en la página web GaliciaAberta - http://emigracion.xunta.es (en concreto, en el apartado Listas a convocatorias).

Se enviará una única comunicación a los correos electrónicos de las entidades, en la que se les avisará de la publicación del requerimiento.

En el caso de no acercar la entidad en ese plazo toda la documentación requerida se le tendrá bien por desistido de su solicitud o bien, en el caso de la justificación, perderá el derecho al cobro de la subvención concedida.

Sí.

  1. En el momento de presentar la solicitud, en el modelo de solicitud deberán indicarse las fuentes de financiación previstas de las acciones proyectadas.
  2. Asimismo, con la documentación justificativa, en el Anexo V, las entidades deberán indicar las distintas fuentes de financiación que se utilizara en la realización de las actuaciones: fondos propios de la entidad, subvención de la Secretaría Xeral da Emigración, otras subvenciones, otras fuentes.
  • Para poder ser anotada en el Registro de entrada de la Secretaría Xeral da Emigración, toda la documentación que remitan las entidades gallegas deberá venir acompañada de un escrito (carta u oficio), en el que conste la descripción de los documentos que se aportan, y dirigido a la Secretaría Xeral da Emigración, Basquiños, nº 2. 15704. Santiago de Compostela.
  • Tal como se indicó anteriormente, no se registrará la documentación que presenten por fax las entidades. Por lo tanto, la documentación presentada por fax no tendrá validez ninguna a los efectos de constancia de presentación ni de cumplimiento de los plazos.
  • Para agilizar la tramitación de los expedientes es imprescindible que, con la mayor brevedad posible, se aporten los documentos originales por correo postal o mediante entrega directa.
  • Es muy conveniente el contacto telefónico con los/as funcionarios/as de la Secretaría Xeral da Emigración para resolver ágilmente las dudas que surjan en la tramitación de los expedientes (Tfnos.: +34 981 545 833, +34 981 957 160).
  • La solicitud y la documentación que deba presentarse de acuerdo con lo dispuesto en estas bases, deberá ser firmada por el/la o los/as representante/s legal/es de las entidades solicitantes.